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Seit Anfang des Jahres 2007 müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen enthalten. Wer diese Informationen nicht in seinen elektronischen Brief aufnimmt, riskiert Zwangsgeld und Abmahnungen.

Um das Recht zu entbürokratisieren, hat der deutsche Bundestag am 10. November 2006 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) verabschiedet, das seit dem 1. Januar 2007 gilt. Kerninhalt des Gesetzes ist die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters in Deutschland. Gleichzeitig schafft dieses Gesetz aber auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher E-Mails.

Mit Inkrafttreten des Gesetzes über das elektronische Han­delsregister und Genossenschaftsregister sowie das Un­ternehmensregister (EHUG) am 01.01.2007 sind Änderungen des Handels- und Gesellschaftsrechts erfolgt. So ist unter ande­rem in den Vorschriften zu Anga­ben auf Geschäftsbriefen in § 37a Handelsgesetzbuch (HGB), §35a Gesetz betreffend die Gesellschaf­ten mit beschränkter Haftung (GmbHG) und § 80 Aktiengesetz (AktG) durch die Einfügung der Worte "gleichviel welcher Form" klargestellt worden, dass die Pflichtangaben auf Geschäftsbrie­fen unabhängig von der Form der Dokumente zu machen sind. Damit wurde Artikel 4 der europäischen Publizitätsrichtlinie umgesetzt und die bereits in Deutschland herr­schende Meinung, wonach die äußere Form für Geschäftsbriefe unerheblich ist, bestätigt.

Geschäftsbriefe

Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen aus­gehenden schriftlichen Mitteilun­gen, die die geschäftliche Betäti­gung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfän­ger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen sowohl Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch als auch z.B. E-Mails oder Postkar­ten gemeint. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.

Geschäftsbriefe sind daher z.B.

• per Telefax, Telegramm oder Telebrief übermittelte Schreiben
• E-Mails
• Postkarten
• Geschäftsrundschreiben
• gleichförmige Kaufangebote
• Preislisten
• formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftrags­bestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
• Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn  sie  das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigung)
• Bestellscheine

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen bspw.

• schriftliche  Mitteilungen an die Gesellschafter, soweit sie nur die gesellschaftsrechtlichen     Bezie­hungen betreffen
• Mitteilungen   für   einen   unbe­stimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen, allgemein werbende Internetsei­ten)
• Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehen­den Geschäftsverbindung erge­ben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall er­forderlichen besonderen Anga­ben eingefügt zu werden brau­chen.

In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilungen, unabhängig von der Einstufung als Geschäftsbrief oder nicht, mit den notwendigen Anga­ben zu versehen. Dies gilt insb. für Kurzbriefe, aber auch für E-Mails (auch bei Versand über mobile Endgeräte).

Die optische und technische Ges­taltung der Pflichtangaben sollte unter den Gesichtspunkten der leichten Darstellbarkeit und Er­kennbarkeit erfolgen. Der Gesetz­geber hat zwar von einer Regelung der Schriftgröße und -art abgese­hen. Das Gesetz verlangt aber die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Von daher reicht z.B. bei E-Mails ein bloßer Link auf das Im­pressum der Website nicht aus.

Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, kann hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangs­geldes von bis zu 5.000 EUR an­gehalten werden. Zudem kann es zu Abmahnungen durch Wettbe­werber kommen.

Erforderliche Angaben

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf Geschäftsbriefen mit ihrem Familiennamen und mindes­tens einem voll ausgeschriebenen Vornamen genannt sein [(§ 15b Gewerbeordnung (GewO)]. Bei Gesellschaften des bürgerli­chen Rechts (GbR) sind eben­falls jeweils Vor- und Familienna­me aller Gesellschafter anzugeben.

Dagegen sind für im Handelsre­gister eingetragene Kaufleute (e.K., e.Kfm., e.Kfr.), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) wegen §§ 37a, 125a HGB folgende Angaben zwingend erfor­derlich:

• Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung   mit  dem   im Handelsregister     eingetragenen Wortlaut
• Rechtsform der Gesellschaft ("offene Handelsgesellschaft" oder "OHG", "Kommanditgesell­schaft" oder "KG") bzw. den die Kaufmannseigenschaft kenn­zeichnenden Zusatz eingetrage­ner Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie "e.K.", "e.Kfm.", "e.Kfr." (Rechtsformzusatz)
• Sitz der Firma
• Registergericht des Sitzes der Firma und die Handelsregister­nummer.

Zusätzliche Angaben gemäß § 35a GmbHG bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH):

• Alle Geschäftsführer mit Famili­ennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschrie­benen Vornamen des Vorsitzen­denZusätzliche Angaben bei der Akti­engesellschaft (AG) gemäß § 80 AktG:
• Alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem aus­geschriebenen Vornamen
• Vorsitzender des Vorstandes ist als solcher zu benennen
• Vorsitzender des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindes­tens einem ausgeschriebenen Vornamen

Befinden sich GmbH oder AG in Liquidation ("i.L"), treten die Liquidatoren an die Stelle der Ge­schäftsführer, was ebenfalls auf den Geschäftsbriefen entsprechend anzugeben ist.

Bei der GmbH & Co. KG ist zubeachten, dass die erforderlichen Angaben sowohl für die KG als auch für die Komplementär-GmbH zu machen sind.

Handelt es sich bei den Geschäfts­briefen um Rechnungen, so muss in diesen die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikations­nummer (USt-IdNr.) angegeben werden, die vom örtlich zuständi­gen Finanzamt erteilt wurde. Bei elektronischem Versand von Aus­gangsrechnungen ist jedoch zu­sätzlich § 14 Abs. 3 Umsatzsteuer­gesetz (UStG) zu beachten, der u.a. eine elektronische Signatur zum Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Gewährleistung der Unversehrtheit des Inhalts verlangt.

• Dr. Jörg Luxem (Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht, Mediator)
• Ingo Heuel (Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht)
• Dirk Beyer (Rechtsanwalt)
• Dirk Schellhorn (Rechtsanwalt)