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BMF veröffentlicht Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung (Electronic Invoicing) ab dem 1. Juli 2011

Im Vorgriff auf die geplanten Änderungen im Umsatzsteuergesetz, die zum 1. Juli 2011 mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 umgesetzt werden sollen, hat das Bundesministerium für Finanzen bereits im Vorfeld zu den wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit dem Erhalt und der Erteilung von elektronischen Rechnungen im Rahmen eines Frage-Antwort-Katalogs vom 18. April 2011 (IV D 2 – S 7287 a/09/10004) Stellung genommen.

Die Änderungen sehen vor, die bislang geltenden hohen (formaltechnischen) Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen zu reduzieren und eine Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen zu implementieren. Über die endgültige Ausgestaltung der Gesetzesänderungen wird in Kürze  im Bundestag und anschließend im Bundesrat im parlamentarischen Verfahren entschieden.

Nach derzeitigem Rechtsstand ist für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung und der Erfüllung der allgemeinen Pflichtangaben gemäß § 14 (4) Umsatzsteuergesetz entweder

  • eine qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter Akkreditierung) nach dem Signaturgesetz (SigG) oder
  • alternativ eine Rechnungsübermittlung im Rahmen des sogenannten EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange)

zwingend erforderlich um hierdurch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung zu gewährleisten.

Zukünftig (ab dem 1. Juli 2011) stehen jedem Unternehmer drei Verfahren zur Verfügung, um die Anforderungen an die Authentizität und die Integrität einer elektronischen Rechnung sicher zu stellen. Die Sicherstellung der Anforderungen kann insoweit durch eines der beiden oben genannten Verfahren oder durch die neu hinzutretende Möglichkeit der Nutzung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens erreicht werden. Dabei hat das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der zu Grunde liegenden Leistungserbringung und der entsprechenden (elektronischen) Rechnung zu schaffen. Die bislang vorgeschriebenen Verfahren werden nur noch beispielhaft im novellierten Umsatzsteuergesetz genannt. Welche Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im umsatzsteuerlichen Sinne explizit gestellt werden, blieb zunächst bewusst offen, um jedem Unternehmer ein Höchstmaß an Freiheit zur Umsetzung der Vorgaben einzuräumen. Der veröffentlichte Frage-Antwort-Katalog des BMF versucht u.a. die hieraus resultierende Rechtsunsicherheit abzumildern.

Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 (1) UStG n.F. gilt demgemäß „ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung  mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt.“ Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob

  • die in Rechnung gestellte Leistung in ausgewiesener Art (Qualität) und im ausgewiesenen Umfang (Quantität) erbracht wurde (Prüfung der Rechnungssubstanz),
  • der Rechnungsausteller insofern einen faktischen Gegenleistungsanspruch hat (Prüfung des Zahlungsanspruchs),
  • die vom Rechnungsaussteller in der Rechnung angegebene Kontoverbindung korrekt (Identitätsprüfung).

 

Hierbei dient das Kontrollverfahren der Schaffung eines verlässlichen Prüfpfades zwischen (elektronischer) Rechnung und empfangener Leistung, um die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Es bedarf keiner Einrichtung von speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens. Ein bereits eingerichtetes und funktionsfähiges Rechnungswesen kann bereits als geeignetes Kontrollverfahren angesehen werden, sofern hierdurch die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung gewährleistet ist. In einfacher Ausprägung kann den Erfordernissen durch manuellen Abgleich der Rechnung mit den entsprechenden Lieferscheinen bzw. mit der Bestellung genüge getan werden. Es soll ausdrücklich nicht zu einer Erweiterung der Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsfristen oder der umsatzsteuerlichen Anforderungen an gleichgestellte Papierrechnungen kommen.

Der verlässliche Prüfpfad im Sinne des § 14 (1) UStG n.F. wird in dem Frage-Antwort-Katalog als Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit des Inhalts und ihrer Lesbarkeit definiert, der einen Zusammenhang zwischen einer Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung herstellt. Es handelt sich entsprechend um eine Prüfung auf Übereinstimmung der Rechnung mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag bzw. dem Lieferschein hinsichtlich der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit der Rechnung und der Richtigkeit der übrigen Rechnungsangaben. Diese Prüfung erweitert nicht die Aufzeichnungspflichten und ist bereits nach geltendem Recht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug aus Papierrechnungen.

Fazit

Die geplanten Neuerungen im UStG sind zu begrüßen und setzen unmittelbar die Vorgaben aus der Mehrwertsteuersystemrichtlinie konform in nationales Recht um. Sie reduzieren die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung ohne hierbei neue Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten zu begründen. Die konkrete Ausgestaltung bleibt bis zu einer endgültigen Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 jedoch noch offen.

 

Sollten Sie Fragen zur Implementierung des „Electronic Invoicing“ haben, sprechen sie uns bitte an. Wir beraten Sie gerne.


Ansprechpartner bei KONLUS:

  • Christoph Kneip ( Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Certified Public Accountant (CPA)
  • Alexander Neu ( Wirtschaftsprüfer, Steuerberater)
  • Thomas Clemens (Steuerberater)