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Die X-Rechnung als neuer Standard der Rechnungslegung (Stand 05/2019)

Das E-Rechnungsgesetz (Inkraftgetreten am 27.11.2018) und die dazugehörige Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes setzen die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU um und bringen die X-Rechnung als neuen Standard in der Rechnungslegung mit sich.


Betroffene Bereiche & Umsetzungsfristen


Die Regelungen zur X-Rechnung betreffen vorerst ausdrücklich nur den Rechnungsversand bzw. -austausch der Bundesbehörden untereinander, die diese ab dem 27.11.2018 empfangen und verarbeiten können müssen. Diese Pflicht trifft die übrigen Behörden ab dem 27.11.2019.


Unternehmer sind ab dem 27.11.2020 verpflichtet Rechnungen in elektronischer Form an die Behörden zu senden. Ausgenommen davon sind Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu EUR 1.000,-, Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich sowie der klassische B2B-Bereich.

Die Behörden können Übergangszeiträume festlegen, in denen neben der X-Rechnung noch andere Formate zugelassen werden. Die Annahme von Rechnungen in anderen Formaten seitens der Behörden ist nicht zwingend. Schließlich ist Zielsetzung der X-Rechnung „Formatwildwuchs“ zu verhindern.


Von dieser Änderung betroffen sind nicht nur Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Hand stellen oder Unternehmen, die Mandanten mit öffentlichen Auftraggebern betreuen.


Denn da die Richtlinie so gefasst ist, dass sichergestellt werden soll, „dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann“, kann davon ausgegangen werden, dass die Privatwirtschaft dieses Rechnungsformat untereinander verwenden kann und wird. Es ist also zu erwarten, dass sich die X-Rechnung auf kurz oder lang als Standard aller Unternehmen durchsetzt.

 
Ablösung des PDF-Dokuments als klassisches Rechnungsformat

Das klassische PDF-Dokument, das derzeit regelmäßig für Rechnungen verwendet wird, stellt nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine korrekte elektronische Rechnung im Sinne der Regierungen und Behörden in der Europäischen Union bzw. Kommission dar, da die Einbindung zusätzlicher Dokumente nicht möglich ist. Deswegen soll die X-Rechnung als zulässige elektronische Rechnung künftig an dessen Stelle treten, um den Austausch eines strukturierten Datensatzes ohne teure und ungewünschte Medienbrüche zu ermöglichen. Die X-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der automatisch weiterverarbeitet werden kann und in den bspw. weitere Unterlagen eingebunden werden können.


Die X-Rechnung stellt ein Format dar, das allen Marktteilnehmern zukünftig die korrekte elektronische Erstellung und Übertragung von Rechnungen ermöglicht und dabei den Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) entspricht. In Zukunft können damit elektronische Rechnungen bundeseinheitlich an alle öffentlichen Auftraggeber – auch europaweit - versendet werden. Zielsetzung ist, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu etablieren.

 
Deutsche Softwarelösung


Auf deutscher Seite hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) das europakonforme Format ZUGFeRD 2.0 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt. Es bietet die Möglichkeit eine X-Rechnung in ein PDF-Dokument einzubetten. Damit werden sowohl strukturierte Datensätze (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per E-Mail übermittelt.


ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere (Langzeit-)Archivierung und wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Allein für Software-Updates fallen Kosten an.

Vorteile der elektronischen Rechnung


Vorteilhaft an der elektronischen Rechnung ist unter anderem:

  • die Kostenersparnis z.B. für Papier, Drucker/Toner, Port
  • die Zeitersparnis, z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkasten, bessere Recherchemöglichkeiten
  • die schnelle Zustellung
  • infolgedessen die Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität
  • der geringere Lager- und Archivierungsplatz
  • die Reduzierung der Medienbrüche
  • Möglichkeit in den Einstieg zur Nutzung elektronischer Geschäftsprozesse

 

Internationale Ausformungen


International wird anstellte der Begriffe ZUGFeRD 2.0 bzw. X-Rechnung meist der Begriff „Factur X“ verwendet. Frankreich und Italien haben bereits eigene Softwarelösungen zur Umsetzung der Richtlinie entwickelt und etabliert. Rechnungen, die nicht über die gestellte Software verschickt werden, gelten ab 2019 in Italien als nicht gestellt.

Fazit & Empfehlung


Auch wenn die Versendungspflicht an Behörden für die Privatwirtschaft erst Ende 2020 greift, ist absehbar, dass die X-Rechnung auch innerhalb der Privatwirtschaft Einzug findet. Es ist folglich ratsam sich bereits jetzt – selbst wenn man nicht mit der öffentlichen Hand verkehrt – mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Schließlich ist die technische Umstellung mit einigem zeitlichen Aufwand und Kosten verbunden, da dies zunächst sinnvoll in alle Prozesse umgesetzt werden muss und alle Beteiligten sich mit dem neuen Format und der Arbeitsweise vertraut machen müssen.

Für weitere Informationen stehen Ihnen unsere Ansprechpartner zur Verfügung.

 

 

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