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Strategien zur Offenlegung – Minimierung durch gesellschaftsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten

Die Vorschriften zur Offenlegung von Jahresabschlüssen sind verschärft worden. Aufgrund der Pflicht zur Veröffentlichung sensibler Unternehmensdaten suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten, eine Veröffentlichung zu umgehen. Dies ist häufig jedoch nur mit professioneller Hilfe möglich.

Rechtliche Grundlagen

Seit Jahresbeginn 2007 sind für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, bei denen nicht wenigstens eine natürliche Person persönlich haftet, sowie für eingetragene Genossenschaften und Gesellschaften, die nach dem Publizitätsgesetz offenlegungspflichtig sind, die Vorschriften für die Offenlegung der Jahresabschlüsse geändert worden.

Mit der Einführung des Gesetzes über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sind Jahresabschlüsse und die Unterlagen der Rechnungslegung grundsätzlich in elektronischer Form beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers (www.ebundesanzeiger.de) einzureichen und dort vollständig bekannt zu machen. Erstmals betrifft dies Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2005 beginnen.

Einzureichende Unterlagen

Der Umfang der offen zu legenden Unterlagen hängt von der Größe der Gesellschaft ab. Kleine Gesellschaften sind verpflichtet, eine verkürzte Bilanz und den Anhang ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung zu veröffentlichen. Die Gewinn- und Verlustrechnung selbst muss nicht veröffentlicht werden.

Mittelgroße Gesellschaften sind verpflichtet, den gesamten Jahresabschluss und den Lagebericht offen zu legen. Erleichterungsmöglichkeiten betreffen die Verkürzung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Fristen der Offenlegung

Die Offenlegung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Schluss des jeweiligen Geschäftsjahres erfolgen. Bisher wurden Verstößen gegen die Offenlegungspflichten nur auf Antrag verfolgt. Seit In-Kraft-Treten der Neuregelungen verfolgt das Bundesamt für Justiz die Verstöße von Amts wegen.

Folgen einer fehlenden Offenlegung

Das Bundesministerium für Justiz führt gegen die Mitglieder der Geschäftsführung oder gegen die Gesellschaft wegen pflichtwidrigen Unterlassens der rechtzeitigen Offenlegung ein Ordnungsgeldverfahren durch. Es können Ordnungsgelder von 2.500 € bis zu 25.000 € angeordnet werden. Das Bundesministerium für Justiz setzt den Betroffenen unter Androhung eines Ordnungsgeldes eine sechswöchige Frist, um der gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

Einsicht in das elektronische Handelsregister

Die offen gelegten Unterlagen können auf der Internetseite des elektronischen Bundesanzeigers ohne Zugangsbeschränkung eingesehen werden. Darüber hinaus können folgende Unterlagen eingesehen werden: 

  • alle Eintragungen im Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, 
  • die Jahresabschlüsse und die dazugehörigen Unterlagen, 
  • die gesellschaftsrechtlichen Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger, 
  • Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte sowie 
  • Veröffentlichungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen.

 

Risiken der Offenlegung

Die Offenlegung von sensiblen Unternehmensdaten kann zu unerwünschten Nebeneffekten führen, die negative Auswirkungen auf die künftige Entwicklung des Unternehmens haben können:

Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter

Durch ein positives Gesamtbild des Unternehmens können Begehrlichkeiten geweckt und Verhandlungspositionen gegenüber Kunden und Lieferanten geschwächt werden. Bei einer angespannten wirtschaftlichen Lage besteht die Gefahr, dass Kunden und Lieferanten aufgrund des damit einhergehenden Risikos von Zahlungsausfällen an weiteren Geschäftsbeziehungen nicht interessiert sind. Mitbewerber können die Situation zu ihrem Vorteil ausnutzen. Bei einem schlechten wirtschaftlichen Gesamtbild stellt sich damit sehr schnell die Frage nach der Integrität des Unternehmens.

Kunden, für die die Größe des Unternehmens ein Kriterium für die Zusammenarbeit ist, können durch die veröffentlichten Informationen dahingehend getäuscht werden, dass aus den veröffentlichten Daten ein falscher Eindruck über Größe, Mitarbeiterstruktur, Bilanzsumme und das Umsatzvolumen entstehen kann.

Bei der Offenlegung des Lageberichtes kann es durch Fehlinterpretation der im Lagebericht enthaltenen Informationen zu Rechtfertigungsaufwand gegenüber Kunden und Lieferanten kommen.

Informationen über die Höhe der Geschäftsführer- und Aufsichtsratsvergütung können zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen.

Investoren

Potentielle Investoren können die Informationen nutzen, um eine Übernahmestrategie für das Unternehmen zu entwickeln bzw. auf attraktive Investitionsmöglichkeiten aufmerksam werden.

Strategien zur Vermeidung der Offenlegung

Unternehmen können unterschiedliche Strategien verfolgen, um eine Offenlegung von sensiblen Unternehmensdaten zu vermeiden:

Reduktionsstrategie

Die Unterlagen für die Offenlegung werden auf das Mindestmaß reduziert, so dass die publizierte Information möglichst gering ist. Trotzdem kann die Veröffentlichung unerwünschten Folgen haben und stellt damit keine wirksame Vermeidungsstrategie dar.

Verzögerungsstrategie

Es wird so lange wie möglich mit der Veröffentlichung gewartet, bis die publizierten Informationen durch Zeitablauf entwertet werden. Diese Möglichkeit wird vor dem Hintergrund des neugeregelten Ordnungsgeldverfahrens kaum zum gewünschten Erfolg führen.

Vermeidungsstrategie

Eine wirksame Vermeidungsstrategie für die Offenlegung von sensiblen Unternehmensdaten bieten gesellschaftsrechtliche Gestaltungen. Hierbei werden die gesellschaftsrechtlichen Strukturen so angepasst, dass eine Veröffentlichung von Gesetzeswegen nicht mehr verpflichtend ist. Dies kann z.B. bei einer GmbH & Co. KG durch die Aufnahme einer persönlich haftenden natürlichen Person als Gesellschafter geschehen, aber auch durch den Aufbau einer Konzernstruktur.

Unsere Beratungsleistungen

Wir beraten Sie umfassend bei der Gestaltung von gesellschaftsrechtlichen Neu- und Umstrukturierungen, die zu einer Verhinderung der Offenlegungspflicht führen. Dabei orientieren wir uns an Ihren individuellen Bedürfnissen und berücksichtigen neben rechtlichen auch steuerliche Aspekte bei der Gestaltung der Gesellschaftsstruktur.


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