I. Auf einen Blick
Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG dürfen Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an natürliche Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, oder an juristische Personen grundsätzlich nicht steuerlich abgezogen werden, wenn Sie den Wert von EUR 35,00 zzgl. Umsatzsteuer übersteigen. Das Abzugsverbot für den Schenker greift allerdings nicht, wenn die Geschenke beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden können.
Der Namen und die Firma des Geschäftspartners sowie das Datum und den Anlass des Geschenks sollten aufgezeichnet werden und zu den Buchführungsunterlagen genommen werden. Darüber hinaus sollte der Geschäftspartner sowohl bei beruflicher/betrieblicher als auch privater Verwendung unterrichtet werden, dass eine pauschale Versteuerung durch den Schenker vorgenommen wurde.
Geld- und Sachgeschenke an eigene Arbeitnehmer sind grundsätzlich beim Unternehmer steuerlich abzugsfähig. Sie unterliegen der Lohnsteuer als sogenannter geldwerter Vorteil. Ausnahmen sind steuerfreie Aufmerksamkeiten bis EUR 60,00 bei persönlichen Ereignissen und die monatliche Sachbezugsfreigrenze von EUR 50,00.
II. Im Detail
1. Nicht betrieblich nutzbare Geschenke bis Netto 35,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) und betrieblich nutzbare Geschenke über EUR 35,00
Wenn Sie als Unternehmer einem Geschäftspartner ein Geschenk machen, welches nicht betrieblich nutzbar ist (bspw. eine Flasche Whiskey zu Weihnachten) darf diese maximal EUR 35,00 Netto kosten (Brutto 41,65 EUR (einschließlich 19 % MwSt), damit die Aufwendungen steuerlich abgezogen werden können (Steuerlicher Abzug als Betriebsausgabe und Vorsteuerabzug).
Damit der beschenkte Geschäftspartner das Geschenk nicht versteuern muss, empfehlen wir, dass der schenkende Unternehmen die die Steuer für das Geschenk nach §37b EStG in Höhe von ca. 30 % übernimmt. Bei Geschenken bis EUR 10,00 ist eine Pauschalversteuerung aufgrund der Geringfügigkeit nicht nötig.
Dem Geschäftspartner kann dies in einer Grußkarte mitgeteilt werden. Der Text könnte lauten: „Hiermit teilen wir mit, dass wir für Ihr Geschenk bereits die Pauschalsteuer nach § 37b EStG übernommen haben. Wir haben diese Pauschalsteuer bei unserem Finanzamt Elsterhausen unter der Steuernummer: 123/123/123 angemeldet und abgeführt. Bitte nehmen Sie diese Bescheinigung zu Ihren Steuerunterlagen“ (Bei ausländischen Kunden ist eine Pauschalversteuerung nicht nötig und auch die Information hierüber kann entfallen).
Die übernommene und abgeführte Pauschalsteuer kann steuerlich als betrieblicher Aufwand berücksichtigt werden.
Sofern zugewendete Sachgeschenke beim Empfänger betrieblich genutzt werden können, greift das Abzugsverbot ab EUR 35,00 nicht mehr und Geschenke können steuerlich berücksichtigt werden (Steuerlicher Abzug als Betriebsausgabe und Vorsteuerabzug).
2. Nicht betrieblich nutzbare Geschenke ab Netto 35,00 EUR (ohne Umsatzsteuer)
Wenn Sie einem Geschäftspartner ein Geschenk machen (bspw. eine Flasche Whiskey zu Weihnachten) und diese mehr als EUR 35,00 Netto kostet (Brutto 41,65 EUR (einschließlich 19 % MwSt), können die Aufwendungen steuerlich nicht berücksichtigt werden.
Nichtsdestotrotz werden diese Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung gebucht, wenn sie vom betrieblichen Bankkonto bzw. Kreditkarte bezahlt worden sind und betrieblich veranlasst waren. In der steuerlichen Gewinnermittlung müssen diese Aufwendungen außerbilanziell wieder hinzugerechnet werden, sodass diese Aufwendungen steuerlich keine Berücksichtigung finden können. In der Handelsbilanz bleiben die Aufwendungen hingegen bestehen.
Ferner kann die Vorsteuer für Geschenke ab EUR 35,00 nicht umsatzsteuerlich berücksichtigt werden. Die Vorsteuer kann also nicht gezogen werden.
Damit der beschenkte Geschäftspartner, das Geschenk, nicht versteuern muss, empfehlen wir, dass die Steuer für das Geschenk auch hier vom Unternehmer übernommen wird (§37b EStG) in Höhe von ca. 30 % und der Geschäftspartner mit dem unter Tz. II.A. aufgeführten Text informiert wird. (Bei ausländischen Geschäftspartnern ist eine Pauschalversteuerung nicht nötig und auch die Information hierüber kann entfallen).
Die Pauschalsteuer, die für den Geschäftspartner abgeführt wurde, kann steuerlich nicht berücksichtigt werden.
III. Empfehlung
Wir empfehlen eine Liste mit Namen der Beschenkten sowie Unternehmen, Datum und Anlass anzufertigen und zusammen mit der Rechnung des Geschenks zu den Buchführungsunterlagen zu nehmen. In Betriebsprüfungen werden regelmäßig Geschenke an Geschäftspartner überprüft. Daher empfiehlt es sich, diese bereits vorab zu identifizieren. Um den eigenen Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug auch über die EUR 35,00 Grenze bei Geschenken aufrechtzuerhalten, empfiehlt es sich ferner Präsente auszuwählen, welche beim Empfänger beruflich genutzt werden können.
Als Beschenkter empfiehlt es sich, die Mitteilung des Schenkers, dass Geschenke bereits pauschalversteuert wurden, zu den Buchführungsunterlagen zu nehmen, um bei einer Außenprüfung Geschenke nicht nachträglich steuerlich erfassen zu müssen.
Für Rückfragen und weitere Informationen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Ansprechpartner unter der Telefonnummer 02204 9508-100 gerne zur Verfügung.
