I. Einleitung

Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 23. Dezember 2022 wurden die Tageswerte der unentgeltlich oder verbilligt an Arbeitgeber abgegebenen Mahlzeiten ab dem Kalenderjahr 2023 bekannt gegeben. Die Sachbezugswerte sind durch die 13. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung vom 16. Dezember 2022 festgesetzt worden.

Demzufolge beträgt der Wert für Mahlzeiten, die ab dem Kalenderjahr 2023 gewährt werden,

a)  für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 Euro,
b)  für ein Frühstück 2,00 Euro.

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 9,60 Euro anzusetzen.

Diese Veröffentlichung des Bundesministeriums für Finanzen möchten wir zum Anlass nehmen um die Thematik der Abgabe von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten ganz grundsätzlich aufzugreifen und deren Komplexität darzulegen.

II. Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer in der Lohnsteuer

Zum Arbeitslohn im Sinne des Einkommensteuergesetzes (§ 8 Abs. 1 EStG) zählen alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert, die dem Arbeitnehmer im Rahmen des jeweiligen Dienstverhältnisses zufließen. Bei den sogenannten Sachbezügen, handelt es sich um Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht in Geld bestehen. Dazu gehören beispielsweise die Überlassung von Dienstfahrzeugen, Übernahme von Kosten für Kleidung oder auch die Gewährung von verbilligten oder unentgeltlichen Mahlzeiten. Diese Form des Arbeitslohns wird „geldwerter Vorteil“ genannt. Die Besonderheiten bei den Sachbezügen liegen unter anderem in der zutreffenden Ermittlung des Wertansatzes. Dieser spielt dann wiederum eine Rolle für die Höhe des Lohnsteuerabzugs und die Verbeitragung in der Sozialversicherung. Um die Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer vornehmen zu können, werden jährlich die Sachbezugswerte in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgesetzt.

Es ist genau zu betrachten um welche Art der Mahlzeitengestellung es sich im Einzelfall handelt. Hierzu möchten wir einige kurz Beispiele darlegen.

• Kostenlose Kantinenmahlzeit für Arbeitnehmer
  Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich eine kostenlose Kantinenmahlzeit zur Verfügung.
  
  Bei dieser Leistung an die Arbeitnehmer handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil, der mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit 3,80 EUR zu bewerten ist. Dieser Betrag ist dem Bruttogehalt hinzuzurechnen. Alternativ kann der Arbeitgeber den Betrag auch mit 25% pauschal besteuern, wenn die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteil vereinbart sind. Dies hat den Vorteil, dass keine Sozialversicherung auf diesen Betrag anfällt.
• Verbilligte Kantinenmahlzeit für Arbeitnehmer
  Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich eine verbilligte Kantinenmahlzeit zur Verfügung. Die Arbeitnehmer können in der betriebseigenen Kantine für z. B. 2,00 EUR Mittags essen.
  
  Bei dieser Vergünstigung an die Arbeitnehmer handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil. Je Mahlzeit sind 1,80 EUR (Differenz zwischen dem Sachbezugswert und der Zuzahlung der Arbeitnehmer) als geldwerter Vorteil zu behandeln. Auch hier besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung.
  
  Abwandlung: Die Arbeitnehmer zahlen in der betriebseigenen Kantine 4,00 EUR je Mittagessen.
  
  Die Zuzahlung der Arbeitnehmer überschreitet den Sachbezugswert (3,80 EUR). In diesem Fall ist kein geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu versteuern.

In diesen Fällen ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn beim Arbeitnehmer zu erfassen, soweit der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet. Dies gilt grundsätzlich sowohl für unternehmenseigene Kantinen, als auch für nicht vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantinen (Arbeitgeber bezuschusst diese aber).

Eine weitere Möglichkeit der Zuzahlung an Arbeitnehmer für Mahlzeiten sind Essensgutscheine oder Restaurantschecks. Dieses Thema ist sehr komplex und es sind besondere Regelungen zu berücksichtigen. Grundsätzlich gilt, dass nicht der Essensgutschein mit dem Verrechnungswert als geldwerter Vorteil zu berücksichtigen ist, sondern der maßgebende Sachbezugswert, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

1. Tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
2.  für jede Mahlzeit nur eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird,
3. der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt und
4. die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Um diese Voraussetzungen vollumfänglich zu erfüllen ist eine Vielzahl an Einzelheiten zu überprüfen sowie konsequent umzusetzen und zu dokumentieren. Zur Erfüllung der Voraussetzung b) hat der Arbeitgeber beispielsweise für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit (z.B. durch Urlaub oder Erkrankung) festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern.

Neben den arbeitstäglichen Mahlzeitengestellungen kann sich der Arbeitgeber auch an Verpflegungskosten bei besonderen Anlässe, wie beispielsweise Betriebsveranstaltungen oder Arbeitsessen, beteiligen. Soweit es sich um Situationen handelt die dem überwiegenden betrieblichen Interesse dienen, kommt es im Normalfall nicht zu einem gelwerten Vorteil und somit nicht zur Erhöhung des Bruttolohns beim Arbeitgeber.

III. Fazit

Die Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer ist ein komplexes Thema. Die einzelnen Gestaltungen haben unterschiedliche Konsequenzen im Rahmen der Lohnsteuer, Sozialversicherung und Umsatzsteuer zur Folge. Für Arbeitgeber ist es sinnvoll die einzelnen Konzepte vollumfänglich gegenüber zu stellen und so die bestmögliche Lösung für das eigene Unternehmen zu ermitteln. Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Prozess.

Für Rückfragen und für weitere Informationen stehen Ihnen unsere Ansprechpartner unter der Telefonnummer 02204 9508-100 gerne zur Verfügung.