In Deutschland gelten für elektronisch geführte Bücher sowie zusammenhängende Prozesse klar definierte Vorschriften. Diese bezeichnet man abgekürzt als GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD und Ihre Einhaltung tragen dazu bei, eine beweiskräftige und vollständig prüfbare Buchführung sicherzustellen. Die Einhaltung und dazu ergriffene Maßnahmen wiederum werden durch die Verfahrensdokumentation dargelegt, welche im Falle einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau auch umgehend dem Prüfer vorzulegen ist.
Eine lückenlose und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation ist daher Grundlage der Beweiskraft der Buchführung und kann Prüfungsergebnisse positiv wie negativ beeinflussen (siehe bereits den Blog-Beitrag Verfahrensdokumentation vom Mai 2022). Ferner kann die Einführung einer Verfahrensdokumentation auch dazu beitragen, erhebliche Potenziale zur Optimierung Ihrer Prozesse aufzudecken.
Um Ihnen einen Einstieg in das Thema zu ermöglichen, nachfolgend ein kurzer Überblick im Q&A-Format:
Muss ich eine Verfahrensdokumentation haben?
Kurzgesagt: JA!
Sobald Sie zur Erstellung, Sicherung oder Verarbeitung Ihrer Belege oder zur Abwicklung Ihrer Unternehmensprozesse, EDV-Systeme sowie sonstige elektronische Aufzeichnungen (z. B. Taxameter/Kassensysteme) verwenden, müssen Sie eine ordnungsgemäße und ausreichende Verfahrensdokumentation vorweisen können. Dies gilt unabhängig von der Größe und Art Ihrer Unternehmung sowie davon, ob Sie bilanzieren oder Ihren Überschuss per Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG ermitteln/ermitteln lassen. Daher lässt sich allgemeingültig annehmen, dass alle Unternehmen und alle selbstständigen Personen eine Verfahrensdokumentation anfertigen müssen.
Welchen Umfang muss meine Verfahrensdokumentation haben?
Die Verfahrensdokumentation sollte so kurz wie möglich und so detailliert wie nötig sein. Der Gesetzgeber lässt hier Spielraum für eigenes Ermessen zu. Die Form ist nicht vorgeschrieben. Dabei kann auch auf andere Dokumentationen verwiesen werden, also Dokumentationen der genutzten Programme oder interne Orga-Handbücher.
Grundsätzlich gilt: Jede Verfahrensdokumentation muss alle Datenverarbeitungssysteme sowie alle betrieblichen Prozesse inklusive internem Kontrollsystem umfassen. Darüber hinaus sind Umfang und Ausgestaltung sowohl abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit als auch der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Ferner wird der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.
Was droht mir, wenn ich bei der Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorweisen kann?
Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation, die jedoch weder die Nachvollziehbarkeit noch die Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, begründet keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, der zum Verwerfen der Buchführung führen könnte.
Rein rechtlich betrachtet drohen im Falle einer absolut ordnungsgemäßen Buchführung unter Einhaltung aller anderen Vorschriften (z. B. Aufbewahrungspflicht) also grundsätzlich nicht zwangsweise unmittelbare Konsequenzen. ABER: Es wird riskiert, dass ein Richter in letzter Instanz eine strittige Buchführung komplett verwirft. Wahrscheinlicher ist jedoch das Risiko eines erheblich schlechteren ersten Eindrucks bei den jeweiligen Prüfer-/innen. Jene wissen so außerdem von Beginn an, dass jeder aufgedeckte materielle Fehler unmittelbar schwerer ins Gewicht fällt und Hinzuschätzungen vereinfacht Es könnte somit ein klarer Anreiz zur detaillierten Prüfung geschaffen werden.
Warum sollte ich dennoch eine Verfahrensdokumentation haben?
Neben einem positiven Eindruck bei den jeweiligen Betriebsprüfer-/Innen sowie der eventuellen Verbesserung des Prüfungsverlaufs ist besonders erwähnenswert, dass durch die Anfertigung der Dokumentation der komplette Betrieb mitsamt seinen Abläufen für Sie als Unternehmer detailliert analysiert wird. Die Praxis zeigt, dass mit zunehmender Größe des Unternehmens interne Prozesse, Zuständigkeiten und Zugriffsmöglichkeiten immer unklarer werden. Prozesse werden teilweise ineffizient gestaltet und potenzielle Optimierungsmaßnahmen mangels Kenntnis darüber ausgelassen.
Bei Anfertigung der Dokumentation werden alle bestehenden Prozesse gelistet. Dazu gehören auch Prozesse abseits der klassischen Buchhaltung. Einige Beispiele: Lagerentnahmen und Protokollierung bei Vernichtung von Waren, Zuständigkeiten beim Zahlungsverkehr, Zutrittskontrollen und Datenschutz-Mechanismen. Oftmals rücken so Prozesse in den Vordergrund, die seit geraumer Zeit nicht mehr beleuchtet wurden.
Für Rückfragen und weitere Informationen stehen Ihnen unsere Ansprechpartner unter der Telefonnummer 02204 9508- 100 gerne zur Verfügung.
