Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bis zum 31. Juli 2025 und ordnungsgemäße Kassenführung
Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bis zum 31. Juli 2025 und ordnungsgemäße Kassenführung
Unternehmer, die verpflichtet sind elektronische Kassensysteme zu nutzen oder diese freiwillig führen, müssen diese bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt melden.
Ursprünglich sollte die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme bereits ab 2020 gelten. Diese wurde jedoch mehrfach verschoben. Seit dem 01.01.2025 ist jedoch die Meldung verpflichtend und kann über das „Mein ELSTER“-Portal der Finanzbehörden erfolgen.
I. Hintergrund der Meldeverpflichtung
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 und der Neueinfügung von § 146a Abgabenordnung (AO) wurden Unternehmen dazu verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Hierfür galt eine Übergangsfrist bis zum 01. Januar 2023. Seit dem müssen alle Registrier-, PC- und Appkassen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden, allerdings bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, sodass die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllt werden können, durften unter weiteren Voraussetzungen bis 31. Dezember 2022 verwendet werden.
Die Pflicht zur Ausstattung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit einer TSE soll Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen verhindern. Gleichzeitig wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, die es ermöglicht, durch den Abgleich von Belegen mit den digitalen Aufzeichnungen der Kassensoftware Manipulationen leichter feststellen zu können.
II. Grundlegendes zur ordnungsgemäßen Kassenführung
a. Allgemeine Grundsätze
Bei Papier und elektronisch erstellten Büchern und Aufzeichnungen ergeben sich Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung aus steuerlichen und außersteuerlichen Rechtsnormen.
Geschäftsvorfälle müssen sich hinsichtlich ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Dies betrifft neben der Erfassung des Geschäftsvorfalls auch die Nachvollziehbarkeit dieser über die Gewinnermittlung bis hin zur Steuererklärung.
Unter anderem besteht die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Diese Verpflichtung beinhaltet die Aufzeichnung von Informationen über die Identität der Vertragspartner (Name, Adresse), Inhalt des Geschäfts, die Gegenleistung sowie die Bezeichnung des Geschäftsvorfalls.
Unter bestimmten Umständen kann von der Einzelaufzeichnungspflicht abgesehen werden, z. B. wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden, sog. Laufkundschaft (z.B. Gastronomie, Bäckereien). In Einzelfällen kann dies auch auf Dienstleistungen anwendbar sein. Jedoch müssen auch hier die branchenspezifischen Mindestaufzeichnungspflichten berücksichtigt werden, welche i.d.R. den eindeutig bezeichneten verkauften Artikel, Einzelverkaufspreise, Umsatzsteuerbetrag, Preisminderungen, Zahlungsart, Datum und Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge beinhalten.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Zudem muss die Kassensturzfähigkeit gegeben sein, dies bedeutet, dass es einem sachverständigen Dritten jederzeit möglich ist, den Ist-Betrag mit dem Soll-Betrag zu vergleichen. Um die Kassensturzfähigkeit nicht zu gefährden, ist der Geldbestand täglich abzugleichen und festzuhalten (z.B. mit einem Zählprotokoll). Entnahmen, Einlagen und Geldtransit müssen auch täglich aufgezeichnet werden.
Ferner dürfen Buchungen und erforderliche Aufzeichnungen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder ungewiss ist, wann die Aufzeichnung erstellt wurde. Die Unveränderbarkeit muss in einer Verfahrensdokumentation dargelegt werden.
b. Kassenbuch
Sofern Einzelaufzeichnungen geführt werden, ist deren Summe (Tageslosung) täglich im Kassenbuch nach Geschäftsschluss einzutragen. Dies kann sich bei elektronischen Aufzeichnungssystemen aus dem Z-Bon ergeben oder bei Papieraufzeichnungen aus einer Additionsrechnung.
Bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen muss das Kassenbuch in Form von retrograd aufgebauter und aneinandergereihter Kassenberichte geführt werden.
Es ist zu beachten, dass bei einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs besteht. Jedoch muss auch hier sichergestellt werden, dass Grundaufzeichnungen geführt werden, aus denen die für die Besteuerung maßgeblichen Vorgänge vollständig und richtig erfasst und ersichtlich sind.
c. Offene Ladenkasse
In Ausnahmefällen kann von der Einzelaufzeichnungspflicht unter II. a) abgesehen werden, z.B. bei offenen Ladenkassen ohne Einzelaufzeichnungspflicht.
Diese Form der Kassenführung ist nur Steuerpflichtigen gestattet, die Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Bargeld verkaufen und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden.
d. Elektronische Kassensysteme
Es besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur Führung einer Registrier- oder PC-Kasse. Bei den im Kassenspeicher aufgezeichneten Geschäftsvorfällen handelt es sich allerdings nicht um freiwillige, sondern um zumutbare elektronische Grundaufzeichnungen, um die Einzelaufzeichnungspflicht zu erfüllen. Im Rahmen einer Außenprüfung oder Kassen- und Umsatzsteuer-Nachschau hat die Finanzverwaltung hierauf ein Datenzugriffsrecht.
III. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) von Aufzeichnungs- und Sicherungssystemen sowie Belegausgabepflicht
Die Anforderungen an eine TSE hat der Gesetzgeber in der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie das Bundesministerium der Finanzen im Anwendungserlass (AEAO) zur Abgabenordnung festgelegt.
Gemäß § 146a der Abgabenordnung muss eine technische Sicherheitseinrichtung über ein Speichermodul, einem nichtflüchtigen Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle verfügen.
Zudem sieht die Abgabenordnung eine Belegausgabepflicht bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme vor, sowie Möglichkeiten der Befreiung von dieser Verpflichtung. Der Belegausgabeverpflichtung kann durch Papierbelege (Rechnung oder Quittung) oder elektronische Belege (z.B. Übertragung per SMS, E-Mail, Bluetooth oder NFC) nachgekommen werden.
IV. Meldepflichtige Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme und damit verbundene Fristen
Es müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE verpflichtend an die Finanzverwaltung gemeldet werden gem. §146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO). Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte.
Unter die genannten Aufzeichnungssysteme fallen unter anderem:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
- Tablet- oder App-Kassensysteme,
- Waagen mit Kassenfunktion,
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse,
- Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion,
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Es handelt sich hier um eine beispielweise und nicht abschließende Aufzählung. Entscheidend ist, dass diese Systeme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sind, um vor Manipulationen geschützt zu sein.
Die Übergangsfrist für die Meldung aller vor dem 01.07.2025 angeschafften, geleasten oder gemieteten Kassensysteme läuft bis zum 31.07.2025.
Elektronische Kassen, die ab Juli 2025 an- oder abgeschafft werden, müssen dann künftig innerhalb eines Monats gemeldet werden. Auch Korrekturen sind innerhalb eines Monats zu melden.
V. Verstöße gegen die Meldepflicht und ordnungsgemäßen Kassenführung
Ob die Anforderungen durch die Unternehmer eingehalten werden, überprüft die Finanzverwaltung verstärkt durch unangemeldete Kassen-Nachschauen, in deren Vorfeld Unternehmer mit verdeckten Beobachtungen und Testkäufen rechnen müssen. Zudem wird eine neue Prüfungssoftware eingesetzt.
Da es sich bei der Mitteilungspflicht um eine Handlungspflicht handelt, kann das Finanzamt bei nicht erfolgter Meldung Zwangsmittel (§§ 328 ff. AO) festsetzen.
Verstöße gegen die Belegausgabepflicht sind nicht bußgeldbewehrt, können jedoch als Indiz gewertet werden, dass der Aufzeichnungspflicht nicht entsprochen wird.
Sollte das Aufzeichnungs- bzw. Sicherungssystem nicht den vom Gesetzgeber geforderten Anforderungen entsprechen, kann dies ernsthafte Zweifel an der formellen Buchführung auslösen, bis hin zur Verwerfung der gesamten Buchführung. In solchen Fällen ist dann mit Steuerschätzungen seitens des Finanzamts zu rechnen.
Zudem kann ein Verstoß gegen die o.g. Pflichten auch in Einzelfällen als leichtfertige Steuerverkürzung nach (§§ 378 ff. AO) gewertet werden. Strafrechtliche Konsequenzen sind grundsätzlich möglich..
VI. Handlungsempfehlung
Sollten Sie also in Besitz eines elektronischen Kassen- bzw. Aufzeichnungssystems sein und noch keine Meldung vorgenommen haben, müssen Sie dies zwingend bis zum 31. Juli 2025 erledigen.
Zudem sollten Kassensysteme, die nicht über eine TSE verfügen und bei denen bauartbedingt eine Aufrüstung möglich ist, diese umgehend nachholen.
Im Hinblick auf die Standardisierung der Kassendaten, Datenformate und Schnittstellen sollten auch vorhandene Verfahrensdokumentationen überarbeitet und ggf. angepasst werden.
Bei einem künftigen Systemwechsel ist ferner zu beachten, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in eine neue Datenbank bzw. Archivsystem überführt werden, und dort genauso auswertbar sind. Andernfalls muss die ursprüngliche Hard- und Software des vorherigen Aufzeichnungssystems neben dem aktuellen Aufzeichnungssystems 10 Jahre aufbewahrt werden und vorhaltbar sein.
Die rechtskonforme Organisation der Kassenführung sollte in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater und dem für das Kassensystem zuständigen IT-Dienstleister besprochen werden.
Sofern Fragen in diesem Zusammenhang aufkommen oder Sie bei Unterstützung bei der Meldung Ihres elektronischen Aufzeichnungssystems benötigen, stehen Ihnen unsere Ansprechpartner unter der Telefonnummer 02204 9508- 100 gerne zur Verfügung.
