SEPA-Zahlungen sicher abwickeln – Verification of Payee (VoP) / EU-Verordnung 2024/886
Überblick:
Neue gesetzliche Vorgabe ab 09.10.2025
Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen
Anpassungen in den Zahlungsprozessen nötig.
Ab dem 09.10.2025 tritt eine neue EU-Verordnung in Kraft, die den SEPA-Zahlungsverkehr innerhalb Europas grundlegend verändert: Die Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen – auch Verification of Payee (VoP) genannt – wird verpflichtend.
Dann sind alle Banken im Euro-Zahlungsverkehrsraum gesetzlich verpflichtet, vor Freigabe einer Zahlung zu prüfen, ob der angegebene Empfängername mit dem bei der IBAN hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt. Ziel dieser Maßnahme ist es, Betrug im Zahlungsverkehr zu reduzieren und die Zahlungssicherheit zu erhöhen.
Hintergrund
Verification of Payee (VoP) ist Bestandteil einer neuen EU-Verordnung 2024/886. Diese schreibt vor, dass alle Banken innerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA) vor der Freigabe einer Überweisung überprüfen, ob der eingetragene Empfängername zur angegebenen IBAN passt (Empfängerüberprüfung).Diese Prüfung dient der Sicherheit besonders im elektronischen Zahlungsverkehr. Für Sie bedeutet das mehr Schutz vor Betrug und weniger Risiko bei Überweisungen. Die allgemeine technische Infrastruktur für die Empfängerüberprüfung (VoP) wird bereits am 5. Oktober, vier Tage vor der gesetzlichen Pflicht (09. Oktober), aktiv sein.
Von diesem Stichtag an werden Empfängerüberprüfung möglich sein. Die VoP-Pflicht betrifft alle, die SEPA-Überweisungen senden oder empfangen, unabhängig von der verwendeten Software oder dem Übermittlungsweg. In der Praxis erfolgt die Empfängerüberprüfung automatisiert unmittelbar nach Einreichen der Zahlung. Innerhalb weniger Sekunden erhält der Zahlende eine Rückmeldung und entscheidet, ob die Zahlung freigegeben oder storniert wird.
Im Vorfeld von VoP ist bei der Pflege der Kunden- und Lieferantenstammdaten zu beachten, dass eine Abweichung zwischen Empfängername und IBAN haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann!
Begriffserklärungen
Den nachfolgenden fachlichen Begriffen können Sie im Zusammenhang mit VoP bei Software-Anwendungen und z. B. in Ihrem Online-Banking begegnen.
Übersicht der relevanten Begriffe:
Quelle: DATEV eG, © 2025
Überprüfungsergebnisse durch die Bank (Matches):
Die Bank führt VoP, oder auch die Empfängerüberprüfung, nach dem Einreichen einer Zahlung aus. Das Ergebnis folgt einem Ampelsystem mit den Ergebnissen:
- Übereinstimmung (Match): grüne Ampel
- Mit Abweichungen (Close-Match): gelbe Ampel (mit Rückgabe des korrekten Empfängernamens)
- Keine Übereinstimmung (No-Match): rote Ampel (ohne Rückgabe des korrekten Empfängernamens)
Nach Erhalt des Ergebnisses können Sie auf dessen Basis entscheiden, ob Sie die Zahlung freigeben oder stornieren möchten. Wie streng die Banken bei Close-Match und No-Match vorgehen, entscheiden diese selbst.
Hinweis:
Quelle: DATEV eG, © 2025
Einige Banken haben sich auch bereits geäußert, dass sie mit darüber hinausgehenden Regeln die Anzahl der No-Matches möglichst klein halten wollen.
Eine solche Zusatzregel könnte etwa darin bestehen, dass bei einem gemeinschaftlichen Konto schon die Angabe eines der Inhabernamen als Match gewertet wird, oder bei einem Unternehmen auch einzelne Namensbestandteile der Firmierung bereits zu einem Close-Match führen. Bei Close-Matches wird dem Auslöser der Zahlung die korrekte Kontoinhaberbezeichnung mit zurückgespielt. Hier kann der Anwender also schnell prüfen, ob die Abweichung beispielsweise auf ein Vertippen oder eine Abkürzung zu-rückzuführen ist und ob es wahrscheinlich ist, dass es sich trotzdem um den gewünschten Zahlungsempfänger handelt. Bei einem No-Match meldet die Bank dagegen keinen Namen zurück. In diesem Fall ist eine Prüfung letztlich ausschließlich über den Kontakt mit dem Zahlungsempfänger möglich.
Haftung:
Die Bank haftet für die Richtigkeit der Empfängerüberprüfung und sich daraus ergebender Konsequenzen im Betrugsfall. Werden Zahlungen freigegeben, obwohl keine Übereinstimmung vorliegt, liegt die Haftung im Falle einer Fehlüberweisung wie bisher beim Auftraggeber. Das bedeutet, dass sich das Haftungsrisiko in diesem Fall nicht ändert.
Für Sammelüberweisungen hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, die Prüfung zu umgehen. Die Zahlungen werden dann im sogenannten Opt-Out-Verfahren gesendet.
Für Sie bedeutet das:
Quelle: DATEV eG, © 2025
Folgende Anpassungen in den Zahlungsprozessen sind nötig
- Prüfung und Pflege von Lieferanten-Stammdaten:
Die Namen Ihrer Zahlungsempfänger müssen identisch mit deren Kontoinhabernamen sein. - Prüfung Ihres Unternehmensnamens bei der Rechnungsstellung:
Idealerweise entspricht Ihr Kontoinhabername dem Unternehmensnamen (für alle Ihre Konten, auch bei verschiedenen Banken).
- Ergänzen Sie Ihre Rechnungsvorlage um einen Hinweis, welchen exakten Empfängernamen Ihre Kunden bei Überweisungen verwenden sollen.
- Klären Sie interne Prozesse. Welche Folgeprozesse ergeben sich bei Ihnen im Falle eines Close-Match oder No-Match?
- Verwenden Sie einen „Commercial Name“:
Gemäß EU-Vorgabe kann neben dem offiziellen Firmennamen auch ein „Commercial Name“ für die Empfängerüberprüfung genutzt werden.
Empfehlungen für die Wahl eines „Commercial Name“, eines Handelsnamens, bzw. eines Alias:– Nutzen Sie eine Bezeichnung, die für Ihren Geschäftsverkehr üblich und Ihren Kunden bzw. Geschäftspartnern bekannt ist.
– Stellen Sie sicher, dass die Bezeichnung Ihr Unternehmen eindeutig beschreibt.
– Berücksichtigen Sie eine mögliche Zeichenbegrenzung (z. B. 27 Zeichen bei Papier-Überweisungsträgern).
– Bitte beachten Sie, dass die konkrete Verwendung und Prüfung eines „Commercial Name“, Handelsnamens oder Alias von den Regelungen der jeweiligen Bank bzw. Bankengruppe abhängt.
Regelungen zur Sammelüberweisung
Ist bei größeren Sammelzahlungen die Empfängerüberprüfung gewünscht (Opt-In), sollten grundsätzlich auch Wartezeiten eingeplant werden. Die Banken sind zwar verpflichtet, das Prüfungsergebnis in wenigen Sekunden bereitzustellen, aber bei einem Auftrag mit 100 Zahlungen kann es voraussichtlich trotzdem etwas länger dauern. Diese Zeit gilt es von vornherein einzuplanen. Wem hier die Prozessgeschwindigkeit wichtiger ist, für den ist das beschriebene Opt-Out eine Option.
Hinweis:
Eine Sammelzahlung, die Matches, Close-Matches und No-Matches enthält, kann nicht teilweise freigegeben werden.
Notwendige Prozessanpassungen bei buchungs- und rechnungsgesteuerten Zahlungsprozessen
Unabhängig vom Prüfergebnis ergeben sich allein durch die Durchführung der VoP-Prüfung Anpassungen im Prozess. Bei buchungs- und rechnungsgesteuerten Zahlungsprozessen empfiehl sich schon beim Anlegen eines Zahlungsempfängers etwas mehr Augenmerk darauf, dass der eingetragene Name stimmt. Wichtiger bleibt aber nach wie vor die korrekte IBAN. Die Prozessschritte beim Durchführen kreditorischer Buchungen und beim Erzeugen der Zahlungsvorschläge bleiben wie gehabt.
Bei Zahlungsübermittlungen mittels EBICS- oder PIN/TAN-Verfahren sollten jedoch im Vorfeld einige Abstimmungen getroffen werden: So ist grundsätzlich zu klären, ob Sammelzahlungen im Opt-In oder Opt-Out übermittelt werden sollen. Außerdem muss ab-gestimmt sein, wie jeweils mit Close-Matches oder No-Matches umgegangen werden soll, die bei der VoP-Prüfung auftauchen. Das ist umso wichtiger bei Sammelzahlungen, die im Opt-In ein-gereicht werden, und bei denen einzelne Posten keinen Match erreichen.
Etwas komplizierter wird es, wenn ein Unternehmen für bestimmte Zahlungen eine Vier-Augen-Freigabe festgelegt hat, und diese dann (etwa bei einer optionalen Opt-In Einreichung) mit einer VoP-Prüfung stattfindet. Zunächst wird dabei die Zahlung als Opt-In im EBICS-Verfahren an die Bank übertragen. Im Anschluss können alle Unterschriftsberechtigten die sogenannte VeU-Liste (für Verteilte elektronische Unterschrift) aufrufen und die Zahlung unterschreiben. Sobald die erforderlichen Unterschriften eingegangen sind, führt die Bank die Zahlung aus.
Auch die eigenen Kunden vorbereiten
Die hier aufgeführten Überlegungen im Zahlungsprozess treffen natürlich auch die eigenen Kunden. Wer vermeiden möchte, dass diese ihre Zahlungen aufgrund eines No-Match abbrechen, sollte im Vorfeld alles dafür tun, dass sie mit dem korrekten Empfängernamen versorgt sind. Hier lassen sich über die Analyse der Zahlungsempfängerangaben in den eigenen Zahlungseingängen potenzielle Probleme entdecken und präventiv beseitigen. Kunden, bei denen hier Abweichungen zum bei der Bank hinterlegten Na-men auffallen, sollten noch einmal aktiv auf den zu verwendenden Zahlungsempfängernamen hingewiesen werden.
Allgemein ist auch eine Anpassung der Rechnungsvorlage um einen prägnanten Vermerk zum korrekten Zahlungsempfängernamen sinnvoll. Verwenden viele Kunden denselben abweichenden Namen, kann auch bei der Bank ein entsprechender Alias bean-tragt werden. Dieser wird dann analog zum eigentlichen Namen als Match bewertet. Allerdings werden nicht alle Banken die Hinterlegung eines solchen Alias unterstützen, oder sie werden sie an eine Einzelfallentscheidung knüpfen.
Ergänzende Informationen zu Verification of Payee (VoP)
- Auslandsüberweisungen, d. h. Überweisungen in Fremdwährung oder außerhalb des SEPA-Raums sind nicht von VoP betroffen.
- Ebenso sind SEPA-Lastschriften nicht von VoP betroffen.
- Die Banken sind verpflichtet oP kostenfrei anzubieten.
- Die VoP-Prüfung sollte innerhalb weniger Sekunden durchgeführt werden. Bei Sammelzahlungen mit einer hohen Anzahl von Zahlungssätzen kann die VoP-Prüfung auch einige Minuten in Anspruch nehmen.
Für Rückfragen und weitere Informationen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Ansprechpartner unter der Telefonnummer 02204 9508- 100 gerne zur Verfügung.
In dieser Publikation wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Die verwendete Sprachform bezieht sich auf alle Menschen, hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist wertneutral.
Quellen:
- DATEV eG, © 2025 / u.a. datev.de/documents/1038957
- Bundesministerium der Finanzen
- Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFIN)
